La plataforma de RR. HH. globales para pequeñas empresas

Este software permite que las empresas que no disponen de los recursos de las grandes corporaciones gestionen las nóminas de los miembros del equipo que estén en diferentes lugares. Aunque muchas empresas pueden trabajar solo en su zona o alrededores, el auge del trabajo a distancia ya permite a empresas de todos los tamaños trabajar con miembros del equipo en muchas ubicaciones, incluso en otros países. Si una pequeña empresa necesita gestionar las nóminas tanto de unos pocos miembros como de todo un equipo distribuido por diferentes países, el software debe poder adaptarse a esas necesidades.

El software de nóminas para una pequeña empresa puede incluir solo lo básico, como hacer los pagos correctos y a tiempo a los miembros del equipo. Para los equipos internacionales, el software también garantiza que los miembros del equipo cobren en la moneda correcta y, si fuera necesario, a través de bancos autorizados. Las plataformas de software de nóminas más sólidas, como Remote, incluyen otros servicios, como la administración de prestaciones y planes de opciones sobre acciones para empleados que cumplen la normativa mundial.

En la mayoría de casos, las pequeñas empresas no. Para pagar legalmente a los miembros de un equipo en otros países, las pequeñas empresas tienen tres opciones: abrir una entidad en todos los países donde vivan los empleados, trabajar con un empleador por cuenta ajena o colaborar con trabajadores por cuenta propia.

Aunque algunas empresas optan por colaborar con trabajadores por cuenta propia, esto puede generar problemas de cumplimiento normativo graves. Clasificar erróneamente a los trabajadores por cuenta propia puede costar miles de dólares a una pequeña empresa, por no hablar del tiempo invertido en pleitear en tribunales que pueden estar lejos. Colaborar con trabajadores por cuenta propia internacionales puede ser muy buena idea, pero solo si se trata de autónomos de verdad y mediante una plataforma de gestión de autónomos internacionales.

A veces, las pequeñas empresas optan por abrir una o dos entidades en países donde tienen muchos empleados y buenas posibilidades de negocio, pero pocas las abren en todos los lugares en los que contratan, ya que puede resultar caro y tedioso.

Un empleador por cuenta ajena es la forma más rápida y sencilla que tienen las pequeñas empresas para gestionar las nóminas de sus equipos globales. Un EOR le permite contratar a empleados legalmente en otros países. Una plataforma de empleo global como Remote gestiona las nóminas y los impuestos globales, administra las prestaciones para cumplir las obligaciones laborales locales y se ocupa de todas las cuestiones de cumplimiento normativo.

Uno de los motivos es que esa opción suele ser más rentable que encargarse de todas las funciones de RR. HH. internamente. Los recursos necesarios para gestionar las nóminas, administrar prestaciones, retener impuestos, aplicar las deducciones exigidas a las nóminas, ofrecer planes de opciones sobre acciones a los empleados y cumplir la normativa vigente son, simple y llanamente, demasiados para una pequeña empresa. De hecho, la mayoría de las empresas subcontratan sus servicios de RR. HH. a proveedores especializados en estas cuestiones.

Para las pequeñas empresas que contratan a nivel internacional, los retos de la gestión de los RR. HH. no hacen más que aumentar. La guía de Remote para gestionar nóminas internacionales describe varios de los retos a los que se enfrentan las pequeñas empresas y ofrece consejos útiles sobre cómo sortear estos obstáculos.

Externalizar las nóminas permite que las pequeñas empresas ahorren y garantiza una gran experiencia a sus empleados. Incluso en las grandes empresas, los problemas con la gestión de las nóminas y las prestaciones son habituales con las herramientas internas.

En una pequeña empresa, cada empleado desempeña un papel fundamental en el éxito de la compañía, por lo que una mala gestión de las nóminas puede desembocar rápidamente en una relación tirante con el empleado. 

Al externalizar las nóminas, las pequeñas empresas pueden ahorrar tiempo de gestión administrativa y, al mismo tiempo, los errores en las nóminas disminuyen o, directamente, desaparecen. Como condición básica de cualquier relación laboral, los empleados necesitan que las nóminas les lleguen a tiempo, y que sean exactas y coherentes.

Para una pequeña empresa con recursos limitados, es difícil conseguir no tener absolutamente ningún error con una herramienta o solución interna. Sin embargo, con una solución de nóminas externalizada, te puedes relajar hasta en las operaciones más delicadas.

Las startups se marcan expectativas y retos diferentes de los de las pequeñas empresas. Los periodos de crecimiento de las empresas emergentes pueden ser repentinos e impredecibles, con rápidos giros y cambios. Las pequeñas empresas también experimentan periodos de crecimiento, pero suelen ser menos caóticos en el caso de las más establecidas.

Tanto las empresas emergentes como las pequeñas necesitan fiabilidad y flexibilidad en los servicios de nóminas que eligen. Las pequeñas empresas no suelen contar con el mismo respaldo que las startups en cuanto a inversores, por lo que suelen tener que costeárselo todo con las ventas de sus productos y servicios, en lugar de con el dinero de los inversores. Por ello, las pequeñas empresas deben ir con cuidado para evitar proveedores con comisiones ocultas u otros gastos imprevisibles.

Es importante que las pequeñas empresas hagan las preguntas adecuadas sobre las nóminas al inicio de una nueva relación con cualquier proveedor.

Los costes pueden variar según dónde vivan los empleados, lo que les cuesten las nóminas en total a la empresa y qué prestaciones decidan ofrecer, pero, en general, las pequeñas empresas no tienen que hacer grandes desembolsos por servicios sencillos de nóminas, especialmente para equipos locales.

Las pequeñas empresas con equipos remotos en varios países gastan más en nóminas, pero esos costes también cubren aspectos como la administración de las prestaciones, la retención de impuestos en el extranjero y el cumplimiento de la normativa laboral local.

Cuando las opciones son conseguir a la persona adecuada para un puesto vacante o seguir buscando a un empleado en el mercado local, contratar a alguien en otro país puede suponer un importante ahorro económico con el tiempo. Para saber más sobre los costes de los servicios de nóminas para pequeñas empresas en varios países, consulta la página de precios de Remote.

Antes, a los servicios de los empleadores por cuenta ajena (o EOR) solo podían acceder las grandes empresas con mucho dinero, pero ya no. El aumento del trabajo remoto ha hecho que los precios de los EOR bajen en todas partes, por lo que las pequeñas empresas pueden acceder al talento internacional sin tener que pagar elevados honorarios o porcentajes salariales.

Toda pequeña empresa que quiera contar con un EOR para integrar talento internacional debe preguntarse lo siguiente de cualquier posible proveedor de servicios de EOR:

• ¿Tiene entidades propias en todos los países o subcontrata sus servicios a terceros en algunos?

• ¿Cómo protege los derechos de propiedad intelectual e invención?

• ¿Con qué grado de seguridad maneja la información personal sensible de tus empleados?

• Si ofreces un plan de compra de acciones para empleados, ¿puede gestionarlo por ti, incluida la retención de impuestos?

• ¿Necesitas varias plataformas para trabajadores por cuenta propia y empleados?

• ¿Hay comisiones ocultas que cambian de un país a otro?

• ¿Tiene descuentos especiales para startups u organizaciones de carácter social?